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RESUMEN DE CONVERSACIÓN: GESTIÓN KAIZEN EN ENTORNOS TIC Y SYSADMIN

FECHA: 02/12/2025
TEMA: Aplicación de Kaizen, Gantt y Kanban en Administración de Sistemas (SysAdmin).

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PARTE 1: ¿QUÉ ES KAIZEN EN TIC? (Conceptos Generales)

La gestión Kaizen (mejora continua) en el sector TIC no busca la reingeniería total, sino la evolución constante.

Principios Clave

1. «Hoy mejor que ayer»: Iteración constante frente a grandes lanzamientos estáticos.
2. Eliminación del Muda (Desperdicio):

• Código no usado o «Toil» (trabajo manual repetitivo).
• Deuda técnica y parches rápidos.
• Esperas entre equipos (Dev vs Ops).

1. Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Base de Scrum y mejora de procesos.
2. Análisis de Causa Raíz: Usar los «5 Porqués» para encontrar el origen de un fallo (ej. servidor caído) en lugar de buscar culpables.

Herramientas Kaizen comunes

• Jidoka: Automatización con inteligencia humana (CI/CD).
• Hansei: Retrospectivas para mejorar el proceso, no solo el producto.
• Seiton/Boy Scout Rule: Dejar el sistema más limpio de lo que lo encontraste.

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PARTE 2: GANTT, KAIZEN Y EL PROBLEMA CON REDMINE

El Conflicto: Gantt vs. Kaizen

• Gantt (Predictivo): «Sabemos qué pasará en 3 meses». Útil para macro-gestión y contratos.
• Kaizen/Kanban (Adaptativo): «Mejoramos lo que pasa hoy». Útil para el flujo diario.
• Fricción: Intentar aplicar mejora continua sobre un cronograma rígido genera retrabajo constante en la planificación.

La Migración a Kanban

Pasar de un modelo «Push» (empujar tareas con fecha) a «Pull» (el equipo toma trabajo según capacidad).

1. Visualizar el flujo real (Value Stream Mapping).
2. Limitar el WIP (Work In Progress): No empezar nada nuevo hasta cerrar lo actual.
3. Gestionar bloqueos: En Kanban, un bloqueo detiene al equipo para resolverlo (Swarming).

Sobre Redmine

Redmine «vanilla» es débil para Kanban visual.

• Opción A (Plugins): Usar «RedmineUP Agile» o «Easy Redmine» para añadir tableros y swimlanes.
• Opción B (Evolución Open Source): «OpenProject». Un fork moderno de Redmine con Gantt y Kanban nativos.
• Opción C (SaaS): Jira, ClickUp (potentes pero pueden ser costosos o complejos).

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PARTE 3: ENFOQUE ESPECÍFICO PARA ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS (SYSADMIN)

Al no desarrollar software, el enfoque cambia de «crear funcionalidades» a «estabilidad y respuesta a incidentes».

1. Kaizen en Operaciones (Ops)

• Estandarización: Convertir documentos (wikis) en scripts (Ansible/Bash).
• Eliminación de «Toil»: Automatizar tareas manuales (limpiar logs, resetear passwords).
• Post-Mortems: Análisis de incidentes para prevenir recurrencia (ej. alertas preventivas antes de que se llene el disco).

2. Uso Híbrido: Gantt vs. Kanban en Ops

• Gantt: Solo para proyectos de infraestructura con dependencias externas y fechas fijas (ej. «Migración al Cloud», «Renovación de cableado»).
• Kanban: Para el 80% del trabajo diario (Incidencias, Peticiones, Alertas). Permite visualizar la carga real y evitar el «context switching».

3. Diseño de Tablero Kanban para SysAdmin

Un flujo estándar recomendado para sustituir las listas de Redmine:

Columnas (Workflow):

1. Inbox/Backlog: Todo lo que entra (alertas, tickets).
2. Triage: Clasificación (¿es urgente o planificado?).
3. En Curso (WIP Limitado): Máximo 2-3 tareas por administrador.
4. En Espera (On Hold):

• Esperando Ventana de Mantenimiento.
• Esperando Proveedor/Soporte externo.
• Esperando Usuario.

1. Hecho / Monitorizando: Verificar estabilidad tras el cierre.

Swimlanes (Carriles horizontales de prioridad):

• Expedite (Fuego): Servidores caídos, seguridad crítica. Salta el límite WIP.
• Estándar: Peticiones de usuarios.
• Mantenimiento Interno: Tareas de mejora técnica (reducir deuda técnica).

4. Recomendación Final sobre Herramientas

Si el equipo ya usa Redmine:

1. Instalar el plugin «Agile» de RedmineUP para visualizar el flujo descrito arriba.
2. Si se busca modernizar sin perder la gestión de proyectos: Migrar a OpenProject.
3. Si se busca gestión de activos + tickets (ITIL): Evaluar GLPI o iTop.
4. Herramientas puras de Kanban: KanbanTool o Kanbanize.

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